Drie offertes. Het verschil tussen de goedkoopste en duurste expediteur bedraagt €200 per container.

Dat prijsverschil is vaak doorslaggevend in de keuze voor een logistiek partner, want een transporttarief laat zich eenvoudig vergelijken. De kosten die ná het boeken van een zending ontstaan, zijn minder zichtbaar. Terwijl juist daar de échte kostenverschillen zitten voor jouw logistieke operatie.

Een vertraging heeft namelijk gevolgen die verder reiken dan het transport zelf. Levertijden veranderen, klantafspraken moeten worden aangepast, voorraden schuiven op en verschillende afdelingen hebben dezelfde actuele informatie nodig om hun werkzaamheden bij te sturen. Blijft een container langer op de terminal staan, dan lopen bovendien demurrage- en detentionkosten op.

Die kosten verschijnen niet op de transportofferte, maar bepalen uiteindelijk wel wat een zending werkelijk kost.

Steeds meer supply chain managers kijken daarom verder dan de vrachtprijs alleen. Zij sturen op Total Cost of Ownership (TCO): alle kosten die samenhangen met het organiseren, volgen en bijsturen van internationale logistiek.

In dit artikel lees je:

• hoe een goedkope container toch duur uitpakt;
• waarom de grootste kosten ontstaan tijdens het verwerken en de overdracht van informatie;
• waarom realtime inzicht de beslisruimte vergroot;
• waarom steeds meer organisaties sturen op Total Cost of Ownership.

Hoe een goedkope container toch duur uitpakt

Bij elke internationale zending worden boekingen verwerkt, documenten gecontroleerd, douaneaangiften afgehandeld en stemmen verschillende partijen hun werkzaamheden en personeelsplanningen op elkaar af. Zolang alles volgens planning verloopt, vallen die processen nauwelijks op.

Dat verandert zodra een ETA verschuift.

Een wijziging in de planning raakt niet alleen het transport, maar ook voorraadbeschikbaarheid, productie- en personeelsplanning, klantafspraken en interne processen. Inkopers, planners, customer service en het warehouse hebben dezelfde informatie nodig om te bepalen wat de vertraging voor hun werkzaamheden betekent.

Volgens Samir Rharouadi, verantwoordelijk voor IT en rotraNext bij Rotra, wordt logistiek daardoor nog te vaak bekeken vanuit de zending. "Het gaat uiteindelijk niet over een zending van A naar B. Het gaat over orders, voorraad, klantafspraken en alle processen die daarop reageren."

De transportprijs verandert misschien niet, maar iedere afwijking vraagt wél om actie binnen de organisatie. Juist daar ontstaat het verschil tussen transportkosten en ketenkosten. De transportprijs is slechts het topje van de ijsberg.

De grootste kosten ontstaan tijdens het verwerken en de overdracht van informatie 

Wanneer Rotra organisaties begeleidt bij de digitalisering van hun supply chain, begint dat met bestaande processen in kaart te brengen.

Daarbij komen onder meer de volgende vragen aan bod:

• Waar wordt dezelfde status meerdere keren gecontroleerd?
• Welke gegevens worden opnieuw ingevoerd?
• Welke afdelingen wachten op elkaar voordat een proces verder kan?
• Welke medewerkers hebben welke informatie nodig, maar raadplegen ieder een ander systeem?

Volgens Rharouadi levert zo'n analyse vrijwel altijd dezelfde conclusie op. "Tijdens zo'n sessie ontdekken organisaties vaak zelf waar de meeste tijd verloren gaat. Dat blijkt zelden het transport zelf te zijn."

De grootste logistieke kosten ontstaan daardoor met name in de processen eromheen. Wanneer informatie in meerdere systemen staat, handmatig wordt overgenomen of via e-mail en telefoon moet worden afgestemd, kost dat dagelijks veel tijd. Medewerkers verwerken dezelfde gegevens meerdere keren, controleren documenten opnieuw en werken regelmatig met verouderde of inconsistente informatie. Op zichzelf lijken dit kleine handelingen, maar gezamenlijk leiden ze tot onnodige kosten, fouten en vertragingen in de gehele supply chain.  

Denk bijvoorbeeld aan:

• administratieve werkzaamheden;
• foutcorrecties;
• herstelzendingen;
• spoedtransport;
• demurrage- en detentionkosten;
  
• extra afstemming tussen afdelingen
• planningen van warehouse en productie;
• voorraadbeheer. 

Wie uitsluitend transportoffertes vergelijkt, ziet juist die kosten niet terug.

Realtime inzicht vergroot de beslisruimte

Stel dat een container twee dagen later aankomt dan gepland.

Zonder actuele informatie ontdekken verschillende afdelingen die wijziging elk op hun eigen moment. Sales werkt nog met de oorspronkelijke leverdatum, het warehouse houdt rekening met de oude planning en customer service krijgt vragen van klanten voordat intern duidelijk is wat de vertraging betekent.

Wanneer logistieke data rechtstreeks beschikbaar is in jouw eigen ERP-, TMS- of planningssystemen, ontstaat één actueel beeld van de situatie. Medewerkers hoeven geen portals meer te raadplegen of informatie handmatig over te nemen voordat zij kunnen handelen.

Volgens Samir Rharouadi, CIO bij Rotra, zit juist daar de kracht van API-koppelingen. "Klanten bepalen zelf wat zij met de data doen. De één wil direct een melding zodra een ETA verandert, de ander start automatisch een intern proces of informeert klanten."

Logistieke data veranderen daarmee van registratiemiddel in stuurinformatie, omdat de organisatie eerder ziet welke processen geraakt worden en sneller kan reageren.

De KPI's van Total Cost of Ownership

Wie stuurt op Total Cost of Ownership kijkt anders naar logistieke prestaties. Denk bijvoorbeeld aan:

• de tijd die medewerkers besteden aan administratieve werkzaamheden;
• het aantal handmatige overdrachten tussen systemen;
• de betrouwbaarheid van ETA's;
• mate van realtime inzicht in je logistieke keten;
• de snelheid waarmee afwijkingen worden opgepakt;
• de kosten van spoedtransport, demurrage en herstelzendingen a.g.v. gebrek aan realtime inzicht.

Die indicatoren maken zichtbaar hoe efficiënt een supply chain werkelijk functioneert.

Rharouadi plaatst daarom vraagtekens bij een eenzijdige focus op de transportprijs. "Ga nou niet onderhandelen over die €200 die je bespaart op een container. Op het moment dat zo'n zending vertraagt zonder automatische notificatie, ben je die €200 al kwijt."

Begin met inzicht in je eigen proces

Digitalisering begint niet met technologie, maar met inzicht in het bestaande proces.

• Waar blijft informatie hangen?
• Waar voeren medewerkers dezelfde gegevens opnieuw in?
• Waar ontstaan wachttijden doordat afdelingen afhankelijk zijn van elkaar?

Pas wanneer je die vragen beantwoordt, wordt duidelijk welke processen het meeste rendement opleveren om te automatiseren. Dat kan beginnen met een realtime ETA-koppeling of automatische documentuitwisseling via een (kosteloze) API en uitgroeien tot een volledige integratie tussen logistieke data en ERP-, TMS- of WMS-systemen.

Het doel blijft hetzelfde: minder tijd besteden aan het verzamelen van informatie en meer tijd aan het aansturen van de supply chain.

Benieuwd waar binnen jouw organisatie de grootste logistieke kosten ontstaan? Gebruik de TCO-calculator van Rotra en krijg inzicht in de directe én indirecte kosten van jouw logistieke proces.

Het biedt je niet alleen inzicht. Het levert je tegelijkertijd ook 3 voordelen op:

• 30% minder werk gerelateerd aan de supply chain. Dat betekent bijvoorbeeld minder mails en minder personeelstekorten (o.b.v. onderzoek van BCG)
• Eliminatie van herstelkosten door realtime inzicht en automatische notificaties bij afwijkingen
• Reductie van demurrage- en detentionkosten

Neem contact op met een van onze specialisten voor een analyse van je huidige werkwijze en ontdek wat Rotra voor jou kan doen. 

Ship vandaag nog slim digitaal, laat je gegevens achter en ontdek wat Rotra voor jou kan betekenen.