“Wie werkt er nog met EDI?” Tijdens een recent transportdebat ging vrijwel iedere hand omhoog. Voor Samir Rharouadi, CIO bij Rotra, bevestigde dat opnieuw hoe groot het verschil nog is tussen de manier waarop logistieke processen vandaag zijn ingericht, en hoe snel realtime data inmiddels beschikbaar kan zijn.

Supply chains draaien nog altijd op een combinatie van portals, Excel-overzichten, losse statusupdates en handmatige controles. Zeker wanneer organisaties met meerdere expediteurs werken, raakt informatie verspreid over verschillende systemen en afdelingen.

Zodra een zending vertraagt, ontstaan direct verschillen tussen planningen, ETA’s en orderinformatie. Sales werkt met andere aankomstdata dan logistiek, terwijl inkopers proberen inzicht te krijgen in de impact op orders en voorraad. De informatie is er, maar staat niet op de plek waar beslissingen worden genomen.

De volgende stap ligt daarom niet in nóg een portaal, maar in realtime datakoppelingen tussen logistieke systemen en de eigen processen van de klant. Maar hoe doe je dat?

In dit artikel lees je:

• Waarom rotraNext werd opgebouwd rondom API's
• Wat API-koppelingen praktisch mogelijk maken 
• Hoe realtime logistieke data direct beschikbaar wordt in bestaande processen 
• Hoe je API-koppelingen realiseert zonder langdurige EDI-trajecten
• Waarom deze manier van werken de basis vormt voor verdere digitalisering binnen supply chains

Maak jouw supply chain veerkrachtig met Rotra’s digitale oplossingen.

Waarom we rotraNext API-first opbouwden

De aanleiding voor rotraNext ontstond jaren geleden vanuit een concrete klantvraag. Een klant overwoog over te stappen naar een andere logistieke partij vanwege het beschikbare klantportaal.

“Toen hebben we eigenlijk gezegd: jullie hebben geen portaal nodig, maar API’s,” vertelt Samir Rharouadi, CIO bij Rotra. “Dat was op dat moment best een opvallend verhaal, want API’s waren toen nog helemaal geen gemeengoed binnen logistiek.”

Een extra portaal lost het onderliggende probleem volgens hem niet op. Supply chain managers werken zelden met één vervoerder of één systeem. Logistieke informatie verspreidt zich daardoor over meerdere portals, Excel-bestanden en interne systemen.

“Op het moment dat je met meerdere expediteurs werkt, moet je steeds schakelen tussen systemen,” zegt hij. “Dan ga je eerst bedenken: bij welke partij loopt deze zending eigenlijk?”

Daarom koos Rotra ervoor om rotraNext niet op te bouwen rondom een traditioneel klantportaal, maar rondom API-technologie. Niet als extra omgeving naast bestaande processen, maar als manier om logistieke data rechtstreeks beschikbaar te maken binnen ERP-, TMS- en ordermanagementsystemen.

“We zijn begonnen vanuit data en connectiviteit,” zegt Rharouadi. “Het portaal rotraNext is daar later uit ontstaan.” Aan de hand van het portaal zien klanten hoe de API’s werken. Bovendien kunnen ze het portaal op basis van hun eigen behoeften samenstellen in hun eigen systeem.

Dat verschil bepaalt nog steeds hoe rotraNext werkt. De logistieke data blijft niet hangen in één omgeving, maar stroomt rechtstreeks door naar bestaande systemen en workflows.

Wat API-koppelingen in de praktijk veranderen

Een API-koppeling laat systemen automatisch informatie met elkaar uitwisselen. Medewerkers hoeven gegevens daardoor niet meer handmatig over te nemen uit portals of losse updates.

Concreet betekent dat:

• boekingen automatisch worden doorgestuurd;
• ETA’s realtime worden bijgewerkt;
• statusupdates direct zichtbaar zijn in het eigen systeem; en
• documenten automatisch beschikbaar komen binnen bestaande workflows.

Volgens Rharouadi, zit de kracht vooral in de flexibiliteit van die data.

“Wij leveren de data realtime aan, maar klanten kiezen zelf wat ze afnemen. Zie het als een menukaart. De één koppelt alleen ETA’s in zijn ordersysteem, de ander haalt alle informatie eruit voor zijn ordersysteem. Dat is bewust. Een API biedt flexibiliteit en past zich aan de klantbehoefte aan.”

Logistieke data verandert daarmee van losse zendinginformatie in operationele stuurinformatie.

Niemand hoeft een vertraging handmatig in een portal te controleren. Zodra een planning wijzigt, zien teams direct:

• welke orders vertraging oplopen;
• welke klanten geraakt worden;
• welke voorraad later beschikbaar komt; en
• waar moet worden bijgestuurd.

“Het gaat niet alleen meer over een zending van A naar B,” zegt Rharouadi. “Uiteindelijk gaat het over orders, voorraad, klantafspraken en interne processen die daarop reageren.”

Niet de zending staat centraal, maar de impact van logistieke data op de volledige supply chain.

Van handmatig werk naar meer grip op afwijkingen 

Binnen supply chains verwerken teams logistieke informatie nog regelmatig handmatig in gedeelde Excel-bestanden, planningen en interne updates. “Bij klanten zie je dat data uit portals wordt overgenomen naar Excel,” vertelt Rharouadi. “Vervolgens gaan meerdere afdelingen die informatie opnieuw controleren of aanpassen.”

Dat kost tijd en veroorzaakt verschillen tussen systemen en afdelingen. Zodra een planning verandert, begint hetzelfde proces opnieuw:

• aankomsttijden aanpassen;
• klanten informeren;
• voorraad controleren;
• interne afstemming organiseren.

De grootste winst zit niet in automatisering zelf, maar in de snelheid waarmee organisaties reageren op afwijkingen. “We kunnen vertragingen niet voorkomen,” zegt Rharouadi. “Maar klanten kunnen er wel veel eerder op anticiperen.” Daarmee verschuift de focus ook van transportkosten naar ketenprestaties.

“Er wordt vaak scherp onderhandeld over transportprijzen,” zegt hij. “Maar dat prijsverschil ben je snel kwijt aan spoedmaatregelen of een ontevreden klant. De echte winst zit elders: realtime data maakt van logistiek geen kostenpost meer, maar een concurrentievoordeel.”

Volgens Rharouadi ontstaat daarnaast ruimte om processen verder te optimaliseren: “Klanten gaan anders naar hun eigen data kijken. Eerst willen ze realtime inzicht. Daarna ontdekken ze dat ze veel meer processen kunnen automatiseren of slimmer kunnen inrichten.”

Dat begint vaak met het volledig blootleggen van het supply chain-proces. Tijdens workshops samen met de klant brengen Samir en Bas in kaart…

• waar informatie handmatig wordt verwerkt;
• waar vertraging ontstaat;
• welke systemen dubbel werk veroorzaken; en
• waar realtime data direct winst oplevert.

“Op het moment dat je zo’n proces echt naast elkaar legt, zien klanten vaak pas hoeveel handmatig werk er nog in zit,” zegt Rharouadi. Daardoor ontstaat niet alleen meer inzicht, maar ook ruimte om supply chains schaalbaarder in te richten - zonder extra handmatig werk of extra capaciteit binnen teams.

API-koppelingen zonder langdurige EDI-trajecten 

Bij logistieke integraties denken organisaties waarschijnlijk aan complexe EDI-trajecten die maanden duren en aan beide kanten ontwikkelcapaciteit vragen. Maar een moderne API-structuur werkt fundamenteel anders. “De API’s staan al klaar,” vertelt software engineer Bas van de Steeg. “Klanten krijgen toegang tot documentatie en kunnen direct aan de slag.”

De implementatie verschilt vervolgens per organisatie. Sommige klanten bouwen zelfstandig een koppeling op. Andere organisaties kiezen voor workshops waarin processen samen met IT- en supply chain-teams stap voor stap worden gedigitaliseerd.

“We kijken eerst hoe het proces nu loopt,” zegt Rharouadi. “Daarna bepalen we waar automatisering direct winst oplevert.” Soms begint dat klein, bijvoorbeeld met realtime ETA-updates of automatische statusmeldingen. Vanuit daar breiden organisaties koppelingen verder uit richting dashboards, rapportages of geautomatiseerde workflows. Goede datakwaliteit is daarbij cruciaal, benadrukt Rharouadi. “Realtime data werkt alleen met goede datakwaliteit. Anders versnel je alleen het probleem.”

De grootte van een organisatie zegt daarbij minder dan vaak wordt gedacht. “Het verschil zit vooral in hoe organisaties naar digitalisering kijken,” zegt Rharouadi. “Sommige bedrijven zijn vanaf het begin ingericht op schaalbaarheid en realtime data. Andere organisaties werken nog sterk vanuit bestaande handmatige processen.”

Sommige koppelingen draaien dezelfde dag al live. “We hebben klanten gehad die ’s ochtends toegang vroegen en aan het eind van de dag een werkende integratie hadden,” zegt Van de Steeg.

Realtime data als basis voor AI en verdere digitalisering 

De rol van API-koppelingen stopt niet bij realtime inzicht of procesautomatisering. Dezelfde infrastructuur vormt ook de basis voor toekomstige toepassingen rondom AI. "AI-modellen werken het beste met gestructureerde data,“ zegt Rharouadi. “En dat is precies wat API’s leveren. Wie nu nog vanuit losse portals werkt, mist over twee jaar de aansluiting.

Volgens hem verschuift logistiek daardoor steeds verder richting voorspellende en geautomatiseerde processen. Denk aan:

• automatische signalering van afwijkingen;
• voorspellingen rondom vertragingen;
• AI-agents die boekingen voorbereiden; of
• systemen die externe ontwikkelingen meenemen in planningen.

Voor supply chain managers betekent dat vooral sneller inzicht krijgen in wat er gebeurt binnen de keten - zonder afhankelijk te zijn van losse portals, handmatige updates of versnipperde informatie.

Meer weten over API-koppelingen met rotraNext?

We laten graag zien hoe realtime logistieke data geïntegreerd wordt binnen bestaande processen en je eigen systemen. Kom in contact met onze specialisten voor jouw wensen en behoeften en wij zorgen voor de rest; simpel, snel en kosteloos.

Ship vandaag nog slim datagedreven, laat je gegevens achter voor je eigen API-koppeling met jouw systeem