Bestel een boek of paar schoenen en je weet precies waar het zich bevindt. Van het moment dat de bezorger het ophaalt bij het postdepot tot het tijdvak van levering. Realtime inzicht is zo normaal geworden, dat we er niet eens meer bij stilstaan. 

Zet je dezelfde bril op bij zee- of luchtvracht, dan valt er iets op: zodra een container de terminal verlaat of een pallet het vliegtuig in gaat, verandert de zending in een black box. Voor een consumentenzending van €50 hebben we feilloze track & trace, maar voor een lading ter waarde van tonnen ontbreekt datzelfde inzicht als gevolg van de vele schakels binnen de logistieke keten van één enkele zending. 

Daar zit de belofte van digitalisering. Het is niets abstracts, maar een middel om grip te krijgen op dagelijkse processen binnen de luchtvracht en zeevracht: van offerte en boeking tot ETA, van performance monitoring tot klantcommunicatie.  

In dit artikel laten we zien wat digitalisering in de logistiek concreet betekent, welke winst het oplevert en hoe je als verlader praktisch begint (zonder je flexibiliteit te verliezen): 

• Wat we verstaan onder digitalisering in de logistieke keten
  
• Voorbeelden uit de praktijk
  
• De concrete winst voor verladers
  
• Waarom juist nú het moment is om te versnellen
  
• Hoe je klein begint en slim opschaalt
  
• Hoe Rotra digitalisering tastbaar maakt 
  

Wat verstaan we onder digitalisering in de logistieke keten?

Digitalisering draait niet om “alles digitaal maken”, maar om technologie slim in te zetten zodat processen sneller, transparanter en efficiënter worden. Het gaat om grip en zichtbaarheid door de hele keten heen: van offerte tot aflevering. 

Vroeger liepen processen versnipperd en handmatig: papieren vrachtbrieven, telefoontjes bij vertragingen en losse Excel-overzichten. Tegenwoordig worden documenten en communicatie steeds vaker geautomatiseerd en realtime beschikbaar gemaakt. Zo ontstaat één gedeelde bron van waarheid. 

Belangrijke bouwstenen: 

• Realtime inzicht: altijd actuele informatie over locatie, status en ETA van je zending.
• Datakoppelingen tussen schakels: expediteurs, rederijen, luchtvaartmaatschappijen en verladers delen dezelfde informatie in plaats van eigen eilandjes.
• Automatisering van documentstromen: digitale vrachtdocumenten, elektronische facturen en douanedocumentatie verminderen fouten en versnellen processen. 
• Beslissen op basis van data: prestaties van routes, doorlooptijden en carriers worden meetbaar, waardoor verladers beter kunnen sturen. 

Bij Rotra begon die slag met het bouwen van eigen forwarding-systemen. Vanuit die basis is digitaal portaal rotraNext ontwikkeld: een innovatief en gebruiksvriendelijke interface waarmee klanten realtime kunnen ‘meekijken’ in hun zendingen. 

Digitalisering is geen toekomstmuziek meer. Het is noodzaak om grip te houden op kosten, levertijd en CO₂-uitstoot. Daar gingen we in een eerder artikel uitgebreid op in. 

Digitalisering in actie binnen zee- en luchtvracht (4 praktijkvoorbeelden)

Digitalisering klinkt groot, maar wordt concreet in de dagelijkse operatie. Vier toepassingen die direct waarde toevoegen voor verladers:

1. Track & trace

Realtime inzicht in status en afwijkingen: waar bevindt de lading zich, hoe ontwikkelt de ETA zich en welke afwijkingen zijn er onderweg? Klanten ontvangen automatische meldingen bij vertragingen, zodat ze direct kunnen anticiperen. 

Case: State of Art 

In de modebranche is timing cruciaal. Dankzij rotraNext heeft State of Art volledige transparantie in de keten. Operations Director Martijn Mateman: “Door die transparantie weet je precies waar je voorraden zijn, kun je nauwkeurig plannen en op tijd leveren. Dat maakt echt het verschil.” 

2. Boekingsplatform

Traditionele boekingen via offertes, telefoontjes en mails maken plaats voor een digitale platform waar je tarieven, routes en modaliteiten direct vergelijkt en boekt. Resultaat: kortere doorlooptijden, minder fouten door gestandaardiseerde workflows en één gedeelde databron. 

3. Performance monitoring

Zendingsdata over doorlooptijden, punctualiteit en CO₂-uitstoot bieden een stevig fundament voor beslissingen. Klanten gebruiken dit om carriers te vergelijken, routes te selecteren en modal shifts te onderbouwen. Binnenkort voegt Rotra een geïntegreerde CO₂-tool toe om duurzaamheidskeuzes nog beter mee te wegen.

4. Papierloos transport

Digitale vrachtbrieven en elektronische douanedocumenten versnellen processen, verkleinen de kans op fouten en maken informatie makkelijker deelbaar met ketenpartners en klanten. 

De concrete winst voor verladers

Digitalisering is geen doel op zich. Het levert tastbare voordelen op in de dagelijkse operatie:

• Sneller schakelen bij vertraging of capaciteitstekort – realtime inzicht maakt het mogelijk om alternatieve routes of modaliteiten te kiezen zodra er iets misloopt. Klanten ontvangen automatische meldingen en kunnen direct anticiperen, waardoor vertragingen niet onnodig doorwerken in de hele keten.
• Minder ruis tussen schakels – één gedeelde databron voorkomt fouten door losse Excels, telefoontjes of mails. Iedereen werkt met dezelfde data, vaak via een API-koppeling, waardoor de kans op herstelwerk en miscommunicatie drastisch afneemt.
• Betere leverbetrouwbaarheid richting klanten – transparantie wordt een concurrentievoordeel. Door beter grip te hebben op ETA’s, demurrage/detention en afwijkingen in de planning, neemt leveringsbetrouwbaarheid aantoonbaar toe. IBM rapporteert dat soortgelijke systemen de leverbetrouwbaarheid met 29%(!) verbeteren.
• Strategische beslissingen op basis van data – prestaties van routes, carriers en modaliteiten worden meetbaar, waardoor verladers modaliteit keuzes (zee, lucht, binnenvaart), voorraad strategieën en planningen beter onderbouwd kunnen maken. 

Naast tijd, kosten en betrouwbaarheid zien klanten ook winst in:

• Duurzaamheid – digitalisering verkleint papierstromen en maakt CO₂-uitstoot inzichtelijk per zending of modaliteit. Dat helpt om bewuste keuzes te maken en duurzaamheidsdoelen te halen.
• Samenwerking in de keten – één gedeelde bron van waarheid zorgt dat alle stakeholders (van leverancier tot klant) naar dezelfde data kijken. Dat verhoogt efficiëntie en klanttevredenheid.  

Waarom juist nu? 

Verstoringen zijn geen uitzondering meer, maar dagelijkse realiteit. Vier ontwikkelingen versterken de noodzaak van digitalisering:

1. Instabiele ketens
   Congestie in havens zoals Rotterdam zorgt voor oplopende wachttijden en onzekere doorlooptijden. Containers komen vaak in golven binnen, waardoor je hele planning onder druk staat. Zonder realtime inzicht zie je dit pas als het al te laat is. 
2. Klantverwachtingen
   Leverzekerheid en transparantie zijn de nieuwe standaard. Klanten accepteren vertraging, maar niet het ontbreken van updates of alternatieven. Digitale tools maken proactieve communicatie mogelijk en vergroten zo de klanttevredenheid.
3. Handelsontwikkelingen
   Nieuwe importheffingen, zoals die vanuit de VS in 2025, zetten marges direct onder druk. Digitalisering elimineert zulke maatregelen niet, maar biedt wel het overzicht en de snelheid om tijdig te anticiperen. Rotra communiceert proactief met klanten over wijzigingen in tarieven en regelgeving, zodat er ruimte is om verschepingen of incoterms aan te passen. 
4. Personeel en duurzaamheid
   Arbeidstekorten en werkdruk vragen om efficiëntere processen. Automatisering voorkomt dat schaarse capaciteit verloren gaat aan herstelwerk en losse communicatie. Tegelijkertijd verplicht wetgeving zoals de CSRD bedrijven om CO₂-uitstoot inzichtelijk te maken. Digitalisering helpt daar direct bij: door realtime data te gebruiken kun je duurzaamheidsprestaties meten, bewuste keuzes maken en aantoonbaar compliant zijn. 

Begin klein en schaal vervolgens slim op 

Digitalisering in de logistieke keten hoeft geen alles-of-niets aanpak te zijn. Vaak leeft de gedachte dat dit grote investeringen in tijd, kennis en geld vraagt, maar met een platform als rotraNext kun je direct aan de slag en zie je meteen resultaat. Of juist door klein te beginnen, creëer je extra draagvlak in de organisatie. Vanuit die basis schaal je vervolgens gericht op: 

1. Start klein en gefocust

Veel verladers willen bij digitalisering te veel tegelijk oppakken: meerdere routes, modaliteiten en partners. Het risico: versnippering en teleurstelling.

• Kies één route, productgroep of klantsegment om mee te starten.
• Richt daar je digitale processen op in, bijvoorbeeld track & trace of digitale documentafhandeling.
• Evalueer na enkele maanden wat het concreet oplevert: minder fouten, kortere doorlooptijd of lagere kosten?
• Communiceer je winsten met collega’s: zo vergroot je het interne draagvlak. 

In de praktijk: Wij zien dat juist deze kleine pilots vaak het meest succesvol zijn. Een klant die begon met track & trace op een enkele tradelane, besloot binnen enkele maanden rotraNext te koppelen aan het eigen ERP via de kosteloze API zodat alle zendingsdata direct en realtime werden geïntegreerd in het eigen systeem. Door resultaten snel zichtbaar te maken, groeit het vertrouwen om op te schalen.

2. Richt je op de grootste pijnpunten

Niet elke schakel in je keten levert evenveel winst op.

• Inventariseer waar je vandaag de meeste tijd en geld verliest: denk aan handmatige acties, geen zicht op doorlooptijden of onduidelijkheid over zendingstatus.
• Digitaliseer dáár eerst. Een goed gekozen eerste project betaalt zich snel terug én laat zien dat digitalisering direct waarde oplevert. 
  

Een veelvoorkomende valkuil: verladers denken soms dat digitalisering complex en kostbaar is. Daardoor blijft de stap om digitaal te werken vaak liggen. Wij herkennen dat beeld en hebben rotraNext juist plug & play ingericht: met directe resultaten, zonder zware implementatietrajecten.

3. Werk samen met je ketenpartners

Digitalisering stopt niet bij de grenzen van je eigen organisatie. Zonder samenwerking blijven systemen eilandjes.

• Betrek je expediteur, leverancier of klant direct in je digitale proces.
• Werk met gedeelde dashboards of integraties (API/EDI) zodat alle partijen naar dezelfde data kijken.
• Spreek af wie eigenaar is van welke data en beslissingen. Zo voorkom je dat digitale samenwerking strandt in discussies. 

Ondersteuning van Rotra: ons Customer Success-team helpt klanten slim te onboarden, geeft trainingen waar nodig en begeleidt de samenwerking met partners. Zodra de basis staat, kunnen bedrijven eenvoudig verder opschalen, bijvoorbeeld door zendingsdata te koppelen aan het eigen ERP via API-integraties. 

Samenwerking als sleutel 

De grootste successen beginnen klein: een verlader en een expediteur die besluiten hun zendingen via één track & trace-portaal te monitoren of een leverancier die overschakelt op digitale vrachtbrieven. Zodra de voordelen zichtbaar worden -denk aan minder fouten, kortere doorlooptijden, minder telefoontjes en mails- volgt de rest van de keten vanzelf. 

Bij Rotra draait samenwerking om meer dan alleen techniek. Door koppelingen met rederijen, luchtvaartmaatschappijen en platforms als Portbase krijgen verladers realtime zendingsdata. Daarmee ontstaat één gedeeld beeld voor alle betrokken partijen. Het resultaat: minder eilandjes, meer gezamenlijke grip. 

Samenwerking in de praktijk 

• State of Art – In de modebranche zijn timing en leverzekerheid cruciaal. Door intensief samen te werken en verbeteringen direct door te voeren in het digitale portaal, kreeg State of Art meer grip op planning en klantbediening in een veeleisende markt. Operations Director Martijn Mateman: “Door die transparantie in de keten weet je precies waar je voorraden zijn en kun je nauwkeurig plannen en op tijd leveren aan onze klant.” 
• Quooker – Ook in de samenwerking met Quooker bleek digitalisering doorslaggevend. Door realtime inzicht en nauwe afstemming met leveranciers en afnemers kon de keten sneller schakelen en betrouwbaarder leveren. Snelle internationale groei gaat hand in hand met digitale logistieke efficiency. 

De essentie 

Samenwerking betekent bij Rotra niet méér werk, maar juist eenvoudiger en efficiënter werken. Door technologie te koppelen aan jarenlange logistieke ervaring helpen we verladers én hun partners om de stap naar digitalisering gezamenlijk te zetten. 

Hoe Rotra digitalisering tastbaar maakt (en combineert met meer dan 100 jaar ervaring in de logistiek)

Bij Rotra geloven we dat digitale expeditie pas werkt als het hele netwerk meebeweegt. Met rotraNext bieden wij niet alleen de technologie om data te koppelen en te delen, maar ook de begeleiding om partners daarin mee te nemen. 

Wat ons onderscheidt: we zijn geen start-up die een platform uit IT-gedachte heeft gebouwd. Rotra is al sinds 1909 actief als logistiek dienstverlener. We kennen de praktijk van binnenuit - van congestie in Rotterdam tot douane-uitdagingen in Azië. Díe ervaring combineren we nu met de mogelijkheden van digitale transformatie. Daardoor is rotraNext niet een theoretisch product, maar een oplossing die continu wordt ontwikkeld vanuit klantbehoeften en praktijkervaring. 

Het resultaat is de beste van twee werelden:

• Jarenlange logistieke expertise: altijd een specialist die weet hoe de vork in de steel zit.
• Digitale tools die schaalbaar zijn: rotraNext geeft realtime inzicht en exception control.
• Persoonlijke betrokkenheid: digitaal waar het kan, persoonlijk waar nodig. Zo is er chatfunctionaliteit in het platform, maar ook direct contact met collega’s bij speciale zendingen of douanevragen.
• Duurzaam en toekomstgericht: realtime CO₂-inzicht en automatisering helpen bij het halen van duurzaamheidsdoelstellingen. 

Klanten rapporteren vooral verbeteringen in: 

• reductie van logistieke kosten (Total Cost of Ownership),
• hogere klanttevredenheid,
• betere leverbetrouwbaarheid,
• hogere datakwaliteit. 
  

Zo maken we van losse schakels een verbonden keten en van losse partijen een slagvaardig netwerk — ondersteund door technologie, maar gedragen door meer dan een eeuw ervaring. 

Zet vandaag de stap naar digitale grip op je supply chain

Ontdek hoe jij grip krijgt op je zee- en luchtvracht: van realtime inzicht tot slimmere keuzes. Plan een adviesgesprek met onze specialisten en ontdek waar jouw organisatie direct winst kan boeken.